【参考答案】

单位之间进行交流学习的目的主要是互相分享优秀的经验和技术，建立长效沟通机制，为推动单位工作效率提供助力。现在出现临时变动，作为负责人需统筹协调好活动各个环节确保其顺利完成。

首先，在前期我会加强了解，全面把握变动信息。打电话及时与对方单位负责人取得联系，了解变动具体人数，性别比例，有无晚到人员安排及具体到达时间。

其次，我会据变动情况合理安排协调。查看原有计划表，将涉及的物资提前减半，避免造成不必要的浪费，如接待车辆、食宿、交流资料等。

再次，我会根据减少的时间重新安排交流活动的环节。在兄弟单位到来之前先把单位的主要业务，取得成绩，基本内容以文档的方式在线上发给兄弟单位本次交流活动的负责人，组织大家提前学习，并提炼出重点疑问问题以便在交流会中提高讨论效率。同时，与对方负责人商讨将活动的欢迎会的规模进行缩减，并将之前确定的与交流主题不相关的环节向后进行调整，在所有交流考察环节结束后，有时间的话，再将其加入其中。在交流当天，兄弟单位到达并稍作休整后，直接进行经验分享、下基层单位参观等环节。参观过程中安排好同事进行讲解，讲解中省去不必要的细枝末节，直接选取学习重点及技术要领进行讲解和示范，还要做好相应的视频和文字记录等工作，以便可以给其他临时不能来学习交流的部分人员提供一些学习参考资料。将此前准备在最后一天的座谈会提前至参观当天晚上，在会上听取兄弟单位的意见和建议，就存在的问题进行讨论并做好会议记录。

最后，我会根据此次突发状况的经验，建立长效沟通机制。将此次学习成果以文档形式向上级领导进行汇报，并与对方负责人协商利用互联网技术开视频交流会，解决时间不足的问题。